Importul e-Transport din Excel înseamnă că declari zeci de transporturi dintr-un singur fișier, în loc să completezi zeci de formulare. Template-ul are trei foi — Transporturi, Bunuri, Documente — iar aplicația grupează rândurile în declarații, curăță valorile scrise liber și le verifică pe regulile oficiale ANAF înainte ca ceva să plece. Codurile UIT vin apoi de la ANAF, câte unul pe declarație.
Ce înseamnă un import e-Transport din Excel și cui îi folosește
Un cabinet contabil cu opt clienți, un depozit care expediază douăzeci de partide pe zi, un importator cu un ERP din care iese un raport: toți au deja datele într-un tabel. Completarea lor a doua oară, într-un formular, e muncă fără rost și o sursă de greșeli de tastare.
Sistemul RO e-Transport nu cere un anumit fișier — cere un XML corect, pe schema ANAF. Între tabelul tău și acel XML e nevoie de trei lucruri: o structură cunoscută, o traducere a valorilor scrise omenește în codurile din nomenclatoare, și o verificare înainte de trimitere. Asta face importul.
Cele trei foi ale template-ului Excel
Template-ul se descarcă din aplicație, în trei variante: română, engleză și bilingv, pentru echipele mixte. Structura e aceeași în toate.
| Foaia | Un rând înseamnă | Ce conține |
|---|---|---|
| Transporturi | un transport | operațiunea, data, locul de plecare și de sosire, vehiculul, partenerii, organizatorul |
| Bunuri | un articol de marfă | codul tarifar, denumirea, cantitatea, unitatea de măsură, greutățile, valoarea |
| Documente | un act însoțitor | tipul, numărul, data |
Rândul 1 poartă indicațiile de completare, rândul 2 este antetul, datele încep de la rândul 3. Numele coloanelor nu trebuie potrivite la literă: „Nr auto”, „Număr auto” și „Nr. înmatriculare” duc în același câmp, pentru că aplicația cunoaște sinonimele obișnuite. Coloanele nerecunoscute se pot lega de mână, o dată, în ecranul de import.
Cum se grupează rândurile în declarații
O declarație e un transport cu toate bunurile lui. Foaia Bunuri se leagă de foaia Transporturi prin identificatorul transportului, deci mai multe rânduri de marfă intră în aceeași declarație. Din 200 de rânduri de bunuri repartizate pe 30 de transporturi ies 30 de declarații, nu 200.
Fiecare declarație pleacă separat la ANAF și primește codul ei UIT. Nu există un cod pe fișier și nu există un cod pe camion: la grupaj, fiecare partidă are declarantul și codul ei.
Ce curăță aplicația singură
Fișierele reale nu arată ca template-ul. Cineva scrie unitatea în celula cantității, altcineva lipește codurile tarifare dintr-un PDF, un al treilea folosește abrevierea țării din memorie. Cerința clientului a fost limpede de la început: repară ce se poate repara, oprește-te doar unde chiar e nevoie de un om.
| Ce scrie în fișier | Ce se trimite | De ce |
|---|---|---|
840 kg |
840 |
unitatea de măsură are coloana ei |
8031010 |
08031010 |
codul tarifar e text; Excel a mâncat zeroul din față |
buc |
H87 |
codul unității din nomenclatorul ANAF |
kg |
KGM |
același nomenclator |
GR pentru Grecia |
EL |
schema ANAF nu conține deloc GR |
Cluj-Napoca cu spații la capete |
Cluj-Napoca curat |
schema ANAF nu admite spații la capete |
Ultimul rând merită o vorbă în plus, pentru că e cel mai greu de văzut cu ochiul. Tipurile de text din schema ANAF nu admit spații la capete și nici spații duble. Un singur spațiu copiat dintr-un PDF, invizibil în celulă, face XML-ul invalid. Curățarea îl scoate în tăcere — dar dacă lucrezi fără curățare, îl cauți ore întregi.
Fiecare corectură apare în ecran, lângă celula ei. Nu se schimbă nimic pe ascuns.
Unde se oprește curățarea
Aici e granița, și e trasată dintr-un principiu: se curăță forma unei valori, nu se inventează valoarea.
- Greutatea netă nu se deduce din cea brută. Nu există o regulă care să spună cât cântărește ambalajul. Lipsește, e eroare.
- Alegerile omului rămân ale omului. Tipul operațiunii, partenerul, felul locului de plecare: dacă valoarea din fișier nu se potrivește cu niciun cod din nomenclator, se semnalează, nu se aproximează.
- Ambiguitățile se semnalează, nu se ghicesc tăcut.
1,234înseamnă 1,234 în scrierea românească și 1234 în cea americană. Se aplică convenția românească, cu avertisment. La fel,03/04/2026se citește 3 aprilie, cu avertisment că e posibilă și cealaltă citire.
Validarea înainte de trimitere
Verificarea nu e o părere a aplicației. Regulile BR-* sunt cele oficiale ANAF, din Schematron-ul publicat odată cu schema, iar peste ele stau verificările proprii — utile, dar marcate ca atare, ca să nu confunzi un sfat cu o cerință legală.
Mesajele sunt în română și în engleză și sunt legate de locul din care vine problema: celula din Excel la import, câmpul din formular la declarare manuală. Un câmp nu primește două mesaje pentru aceeași greșeală. Pare un detaliu; nu e. Un cod de locație negăsit lasă adresa goală, iar o validare naivă ar raporta apoi județul, localitatea și strada ca lipsă — trei erori pentru o singură greșeală, care trimit omul să completeze o adresă în loc să repare codul.
Corectura din ecran
După încărcare, fișierul rămâne în lucru. Repari direct pe ecran ce a fost semnalat, reverifici, și trimiți doar ce e gata. Nu e nevoie să deschizi din nou Excelul, să salvezi și să reîncarci — deși poți, dacă e mai comod pentru o corectură mare la sursă.
Ordinea de lucru care merge cel mai bine:
- Încarci fișierul și te uiți întâi la câte declarații au ieșit. Dacă numărul nu e cel așteptat, gruparea e problema, nu valorile.
- Citești erorile, care sunt puține și grupate. Corecturile automate apar separat de erori.
- Repari pe ecran și reverifici.
- Trimiți, apoi urmărești starea fiecărei declarații.
Ce se greșește cel mai des în fișierele reale
Patru lucruri, în ordinea frecvenței:
Codul tarifar formatat ca număr. Se vede imediat: coduri de 7 cifre în loc de 8. Formatează coloana ca text înainte de a lipi. Ce coduri intră în lista bunurilor cu risc fiscal ridicat e o întrebare separată de cea a formatului, dar se rezolvă în aceeași coloană.
Unitățile scrise în celula cantității. „840 kg”, „12 buc”, „3 palet”. Se curăță, dar semnalările se adună și îngreunează citirea.
Grecia scrisă GR. Codul din schemă e EL. Nu e o preferință a noastră, e ce acceptă ANAF.
Un rând de bunuri fără transportul lui. Legătura ruptă între foi e cea mai costisitoare greșeală de import, pentru că marfa dispare dintr-o declarație care pleacă altfel corectă.
Ce rămâne al tău
Importul mută munca de tastare, nu răspunderea. Nicio verificare automată nu știe dacă în camion e marfa din fișier, dacă operațiunea aleasă e cea reală sau dacă partenerul din tabel e cel din contract. Răspunderea pentru conținutul declarației rămâne la cel obligat prin OUG 41/2022, art. 8–9, al cărei text este pe legislatie.just.ro.
Ce câștigi e altceva, și e măsurabil: greșelile de formă se repară singure, cele de fond se văd înainte de trimitere, iar codurile primite ajung într-o evidență din care le poți scoate oricând. Cum arată o declarație de la un capăt la altul e în ghidul despre obținerea codului UIT.
Întrebări frecvente
Cum import declarații e-Transport dintr-un fișier Excel?
Descarci template-ul din aplicație, completezi foile Transporturi, Bunuri și Documente, încarci fișierul și verifici rezultatul pe ecran. Aplicația grupează rândurile în declarații, curăță valorile scrise liber și le validează pe regulile oficiale ANAF înainte de trimitere. Ce nu poate fi dedus rămâne semnalat, cu trimitere la celula din fișier.
Ce conține template-ul Excel pentru e-Transport?
Trei foi de date. Transporturi ține câte un rând pe transport: operațiunea, datele, locurile, vehiculul, partenerii. Bunuri ține câte un rând pe articol, legat de transportul lui: cod tarifar, denumire, cantitate, unitate de măsură, greutăți, valoare. Documente ține actele însoțitoare. Template-ul se descarcă din aplicație în trei variante de limbă: română, engleză și bilingv.
Trebuie să scriu unitățile de măsură cu codurile ANAF?
Nu e obligatoriu. Aplicația recunoaște scrierea obișnuită și o traduce în codul din nomenclator: „kg" devine KGM, „buc" devine H87. La fel, „840 kg" într-o celulă de cantitate devine 840, pentru că unitatea are coloana ei. Fiecare curățare e semnalată, ca să vezi ce s-a schimbat față de ce ai scris.
De ce dispare zeroul din fața codului tarifar?
Pentru că Excel tratează 08031010 ca număr și îl afișează 8031010. Codul tarifar trebuie păstrat ca text, altfel se pierde prima cifră. Aplicația repune zeroul lipsă la import și semnalează corectura, dar cea mai sigură soluție rămâne formatarea coloanei ca text în fișierul tău, înainte de a lipi codurile.
Ce nu poate corecta singură aplicația?
Ce nu se poate deduce dintr-un alt câmp și ce ține de o alegere omenească. Greutatea netă nu se deduce din cea brută, deci lipsa ei rămâne eroare. La fel, o operațiune aleasă greșit sau un partener inexistent nu se repară automat. Regula e simplă: se curăță forma valorii, nu se inventează valoarea.
Câte declarații ies dintr-un fișier cu 200 de rânduri?
Depinde de cum se grupează. Rândurile din foaia Bunuri se leagă de transportul lor din foaia Transporturi, iar o declarație înseamnă un transport cu toate bunurile lui. Un fișier cu 200 de rânduri de marfă pentru 30 de transporturi produce 30 de declarații, fiecare cu codul ei UIT primit separat de la ANAF.
Ce se întâmplă dacă o singură linie din fișier e greșită?
Restul nu se blochează. Erorile se arată pe ecran, legate de celula din care vin, în română și în engleză, iar corectura se poate face direct în ecranul de import, fără să reeditezi fișierul și să-l încarci din nou. Declarațiile corecte pleacă, cea greșită așteaptă până o repari.
